Digitales Diktieren ist einfach

Digitale Diktiergeräte bieten im Vergleich zu den analogen Modellen zahlreiche Vorteile: Einfach diktieren, Diktiergerät in die Docking-Station stellen oder an den Rechner anschließen. Das war es. Ihr Dokument wird nun Ihren Wünschen entsprechend erstellt, abgelegt, versendet ...

Hinter den Kulissen

Sie wollen wissen was hinter den Kulissen geschieht? Schauen Sie hier:

1. Jedes Diktiergerät wird mit dem Namen des Autors, der ID oder ähnlichem versehen und so individuell an den Kunden angepasst. Nun erkennt das System automatisch, wer ein Diktat aufnimmt und wann (da das Gerät über eine interne Uhr verfügt).

2. Die Olympus Diktat-Management-Software wurde an Ihre Organisationsstruktur angepasst: Alle Autoren, Sekretärinnen und Schreibkräfte besitzen einen Account. Der Arbeitsablauf zwischen diesen Personen ist definiert. Die Software bietet Ihnen viele Optionen, sodass Sie Ihre Arbeitsabläufe nicht ändern müssen.

3. Wenn Sie ein Diktat aufgenommen und das Diktiergerät in die Docking-Station gestellt haben, wird die Aufnahme automatisch heruntergeladen. Basierend auf den im Vorfeld von Ihnen definierten Arbeitsabläufen, wird das Diktat automatisch an eine Sekretärin oder Schreibkraft versendet. Auf dem Diktiergerät wird die Datei automatisch gelöscht.

4. Die Sekretärin oder Schreibkraft transkribiert das Dokument, das bedeutet das sie ein Word-Dokument erstellt, während sie sich die Aufnahme anhört. Im Gegensatz zu analogen Zeiten gibt die Transkriptions-Software die digitale Audio-Datei wieder. Die Sekretärin kann die Diktate über spezielle PC-Kopfhörer hören und die Wiedergabe über einen PC-Fußschalter steuern. Individuelle Einstellungen (Ton, Wiedergabegeschwindigkeit, automatisches Zurückspulen etc.) sind möglich. Zusätzliche Informationen (z. B. Autor, Arbeitsart, Diktat-Datum, Diktat-Länge etc.) ermöglichen es der Sekretärin ihre Arbeitsabläufe perfekt zu organisieren. Die Diktate werden mit dem jeweiligen Status versehen (z. B. unerledigt, abgeschlossen). Bereits abgeschlossene Diktate werden automatisch mit dem korrekten Dokument verlinkt und von der Aufgabenliste der Sekretärin gelöscht. Das macht das Transkribieren für Sekretärinnen und Schreibkräfte um einiges komfortabler und erlaubt ein kontrollierteres Arbeiten. Ein echter Vorteil, auch für den Diktierenden.

5. Das fertige Dokument wird automatisch an die vordefinierte Person versendet (z. B. der ursprüngliche Autor). Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Diktate und Dokumente zwischen Diktierendem und Sekretärin/ Schreibkraft auszutauschen: Netzwerk, FTP, E-Mail.

6. IT- und Office-Manager sind ebenso Teil des Konzepts: Die gesamte Software sowie einzelne Nutzer können ganz einfach gepflegt und aktualisiert werden.

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